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AS 12 MELHORES PRÁTICAS DE GERENCIAMENTO DE RECURSOS

No ambiente atual, os hospitais estão sob crescente pressão para fornecer produtos e serviços inovadores e tecnologicamente avançados com orçamentos reduzidos.

Como resultado, os recursos devem ser totalmente utilizados e focados nas prioridades mais altas a qualquer momento. Infelizmente, a gestão ineficaz ou baixa de recursos certamente levará a consequências negativas, como baixa produtividade, atrasos, diminuição da qualidade, aumento de custos, perda de oportunidades e baixa moral.

Mas como podemos melhorar o gerenciamento de recursos? Minhas equipes já estão em conformidade, o que mais podemos fazer?

Uma parte fundamental do desafio é reconhecer que a alta utilização dos processos não é uma indicação de um bom gerenciamento de recursos. A chave é garantir que estejam trabalhando em projetos alinhados a metas corporativas estratégicas, que correspondam a seus conjuntos de habilidades.

Ao combinar metodologias em uma série de maturidades organizacionais, os hospitais acham que não há uma resposta singular para esses desafios.

gerenciamento de recursos

Os benefícios do gerenciamento de recursos corporativos nos hospitais 

Certamente reconhecemos que o gerenciamento de recursos é um processo complexo, especialmente em um hospital com multi-processos compartilhados e geograficamente dispersos. Com tantas abordagens para o trabalho, deve fazer sentido que as abordagens de gerenciamento de recursos também possam variar. Independentemente disso, existem três recursos importantes que devemos nos atentar:

  • Capacidade e demanda: otimize a utilização de recursos priorizando o trabalho de alto valor com a capacidade de recursos disponíveis;
  • Estratégia: Garantir que os recursos certos estejam disponíveis para apoiar suas metas estratégicas;
  • Progresso e Acompanhamento de Tempo: Garanta que o progresso possa ser rastreado, o que pode ser especialmente valioso ao usar o rastreamento de tempo. Compare o esforço planejado com o esforço real para melhorar as estimativas e entender melhor onde seus recursos realmente estão gastando seu tempo.

O uso de um sistema eficaz de gerenciamento de recursos corporativos que ofereça esses três recursos permitirá que sua organização hospitalar:

  • Obtenha uma visão realista da demanda e da capacidade de fornecer e cuidar;
  • Gerenciar e priorizar solicitações de trabalho e definir expectativas apropriadas com os principais interessados, no caso os pacientes;
  • Determinar a disponibilidade real de recursos;
  • Coloque os recursos certos no trabalho certo, na hora certa;
  • Entenda quais funções e/ou habilidades devem ser contratadas para cumprir os compromissos das partes interessadas;
  • Aumentar e melhorar a comunicação entre os gerentes de projetos e recursos e os membros da equipe;
  • Detectar problemas no início do processo;
  • Fornecer métodos objetivos para priorizar o trabalho, garantindo que a demanda seja equilibrada em relação à capacidade de fornecer;
  • Conecte a estratégia à execução;
  • Entregar programas que impulsione a inovação e a mudança transformacional.

Onde começar com as ferramentas de gerenciamento de recursos 

Usar as ferramentas certas de gerenciamento de recursos para seu hospital é essencial. Os hospitais geralmente dependem de planilhas para gerenciamento de recursos devido à facilidade de uso, simplicidade e capacidade de configurar um arquivo rapidamente. No entanto, manter planilhas múltiplas ou até compartilhadas atualizadas não é bem dimensionada e muitas vezes se torna inviável.

Usar uma abordagem manual para o gerenciamento de recursos é trabalhoso, leva a dados imprecisos e obsoletos, inibe a agilidade organizacional e produz visões irrealistas de demanda e capacidade. Ele também não leva em conta itens de trabalho menores do lado da demanda durante o processo de entrada tradicional. Por exemplo, ter que fazer um pequeno ajuste em algo já implementado ou ajudar outros em (potencialmente menor prioridade) a trabalhar.

“Como resultado, ao iniciar um novo trabalho, você já pode estar atrasado sem saber!

Independentemente da abordagem e das ferramentas utilizadas, os hospitais devem determinar como equilibrar a capacidade e a demanda de seus recursos na hora de atender seus pacientes. Aqui está uma lista com curadoria das 12 melhores práticas recomendadas de gerenciamento de recursos a serem consideradas.

As 12 melhores práticas de gerenciamento de recursos.

1- Entenda quais recursos estão em falta e concentre-se neles:

  • Muitas vezes, você pode empregar a regra 80/20, onde basicamente 80% dos efeitos (ou restrições de recursos) vêm de 20% dos recursos. Estas são as pessoas em alta demanda para fazer o trabalho;
  • Concentre-se nesses recursos restritos e planeje a disponibilidade deles, para evitar gargalos e atrasos desnecessários.

2- Concordar com uma abordagem comum para priorizar o trabalho em recursos compartilhados:

  • Criar previamente um processo de avaliação, pontuação previamente acordado para ajudar a facilitar a tomada de decisões objetivas, em vez de ser vítima do problema;
  • Lembre-se de que o super comprometimento de pessoas pode levar a problemas de qualidade.

3- Abraçar diferentes maneiras de trabalhar em toda a organização e recursos:

  • Diferentes tipos de trabalho, e até grupos diferentes dentro de um hospital, podem se beneficiar de uma metodologia específica;
  • Isso permitirá que sua organização planeje, gerencie e ofereça trabalho utilizando uma variedade de metodologias, que poderá ser iterativo, ágil e até mesmo colaborativo.

4- Perceba que o gerenciamento de recursos é um processo contínuo:

  • Reconheça que os conflitos ocorrerão porque eventos e mudanças inesperados são inevitáveis ​​(e com mais frequência do que gostaríamos;)
  • Trabalhe em conjunto para resolver conflitos de recursos com base em suas prioridades imediatas e descendentes.

5- Gerenciar trabalho e recursos usa uma mistura de granularidades:

  • Planejar o trabalho, gerenciar as atribuições e o tempo de relatório não precisam utilizar a mesma coisa. Encontre o que funciona para cada situação.

6- Planejar o trabalho:

  • Considere tarefas tradicionais com datas e durações de início e término para trabalhos formalmente definidos e listas menos formais para lidar com tarefas leves;
  • Alinhar projetos e outros trabalhos aos resultados estratégicos que eles pretendem apoiar;
  • Utilize processos automatizados sempre que possível para reduzir a administração.

7- Gerenciar atribuições de recursos:

  • Use intervalos de alto nível no nível do projeto ou da fase como um ponto de partida se o gerenciamento de recursos for novo em sua organização;
  • Assegure-se de que suas decisões de uso de gerenciamento de recursos possam evoluir conforme as necessidades e os desafios mudam com o tempo.

8- hora do relatório:

  • Lembre-se de que grupos diferentes podem estar mais relutantes em relatar o tempo, então mantenha as coisas simples e fáceis (especialmente no começo;)
  • Utilize dados reais para avaliar o desempenho e entender as tendências para melhorar o planejamento futuro.

9- Aplique tipos de atribuição que se alinham às suas necessidades de negócios:

  • Utilize recursos não nomeados e baseados em funções para planejamento de longo prazo ou quando o recurso específico não for conhecido com antecedência;
  • Hard-book chamado recursos para o curto prazo quando informações detalhadas são conhecidas.

10- Conta para tempo fora do projeto:

  • Assegure-se de que o tempo administrativo, o tempo de folga remunerado, etc. sejam contabilizados no planejamento tanto a curto quanto a longo prazo.
  • Perceba que haverá uma perda de tempo natural de itens comuns e cotidianos, como tarefas administrativas (por exemplo, e-mail, reuniões gerais, etc.)

11- Evitar ou limitar a multitarefa:

  • A multitarefa é eficiente, mas geralmente resulta em menor produtividade geral;
  • Tente limitar o número de tarefas paralelas e seus recursos terão melhor desempenho.

12- Mantenha seus ativos e recursos mais valiosos produtivos e felizes:

  • Por último, mas certamente não menos importante, cuide dos seus recursos porque o volume de negócios causa uma tremenda perda de produtividade, capacidade;
  • Oferecer programas de treinamento e não utilizar demais para reduzir o esgotamento.

“As recompensas do bom gerenciamento de recursos:

Um ótimo gerenciamento de recursos e seguindo essas práticas recomendadas podem levar a melhorias significativas em seu hospital. Isso idealmente se traduzirá em níveis mais altos de produtividade e satisfação entre suas equipes e seus pacientes.

Como resultado, você será capaz de:

  • Centralizar o consumo de demanda e otimizar o portfólio de projetos e a capacidade de recursos para entregar as iniciativas estratégicas de sua organização;
  • Receba as pessoas certas trabalhando nos projetos certos no momento certo;
  • Alinhar seus recursos a mudanças no mercado e demandas de gerenciamento;
  • Mantenha seus projetos no caminho certo, no prazo e dentro do orçamento.

“A solução do gerenciamento de recursos:

Não importa se você está apenas começando ou avançando em uma jornada de gerenciamento de recursos e avançando para o próximo nível, o planejamento pode ajudar com uma solução corporativa orientada a dados.

Os hospitais de hoje estão sob pressão para impulsionar a inovação e a transformação, dada a realidade de pessoas e recursos financeiros limitados. Ao integrar estratégia, planejamento e entrega, a solução do gerenciamento de recursos permite que as entidades otimizem seus recurso.

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